Wir schärfen bestehende Systeme oder bauen den Teil neu, der sich nicht mehr geradebiegen lässt. Systemoptimierung ab 1.290 € inklusive Mehrwertsteuer, Systementwicklung ab 4.500 € inklusive Mehrwertsteuer. Festpreis je Meilenstein, Zusammenarbeit remote in ganz Deutschland.
Wenn ein Betrieb bei uns anfragt, ist die Beschreibung des Problems fast immer dieselbe: Irgendwo wird doppelt getippt, irgendwo liegt eine Excel-Liste, die offiziell nicht existiert, und irgendwo kennt nur eine Person den Weg, wie ein Vorgang am Ende tatsächlich abgeschlossen wird. Was daraus folgt, ist aber nicht immer dieselbe Lösung. Manchmal reicht es, zwei vorhandene Programme miteinander sprechen zu lassen und drei Pflichtfelder zu löschen. Manchmal ist das vorhandene Programm für den eigentlichen Prozess schlicht falsch gebaut, und jede weitere Anpassung macht es schlimmer.
Deshalb trennen wir Systemoptimierung und Systementwicklung bewusst, statt beides unter einem Begriff zu verkaufen. Die erste Variante arbeitet mit dem, was läuft, und ist in der Regel deutlich günstiger. Die zweite Variante schneidet einen Bereich neu und braucht entsprechend mehr Zeit und Budget. Welche Variante sinnvoll ist, entscheidet sich nicht im Angebot, sondern nachdem wir den Ist-Zustand gesehen haben. Wir haben kein Interesse daran, Ihnen eine Eigenentwicklung zu verkaufen, wenn eine Schnittstelle denselben Schmerz für einen Bruchteil beseitigt.
Unser Maßstab ist dabei nicht die Präsentation, sondern der normale Dienstag. Eine Lösung, die in der Demo überzeugt und im Alltag umgangen wird, ist gescheitert, egal wie elegant sie technisch ist. Deshalb testen wir an echten Vorgängen mit den Leuten, die sie täglich bearbeiten, und nicht mit einem Beispieldatensatz, der nie Sonderfälle enthält.
Systemoptimierung heißt, die vorhandene Landschaft zu untersuchen und dort einzugreifen, wo der Aufwand real entsteht. Das ist unspektakuläre Arbeit. Sie beginnt damit, dass wir uns ansehen, welche Programme tatsächlich im Einsatz sind, nicht welche lizenziert wurden. In fast jedem Betrieb klafft zwischen diesen beiden Listen eine Lücke, und in dieser Lücke steckt bereits ein Teil der Kosten.
Wir fragen nach den Vorgängen, die am häufigsten vorkommen, und begleiten sie von Anfang bis Ende. Wo wird etwas abgeschrieben? Wo wird eine Information aus einem System in ein anderes übertragen, weil es keine Verbindung gibt? Wo entstehen Nebenlisten, weil das Hauptsystem ein Feld nicht hergibt? Welche Schritte existieren nur noch, weil sie vor drei Jahren einmal nötig waren? Diese Fragen beantworten sich nicht am Whiteboard, sondern am Bildschirm der Person, die den Vorgang bearbeitet.
Doppelte Datenpflege entsteht fast immer aus einer ungeklärten Zuständigkeit, nicht aus fehlender Technik. Zwei Systeme halten dieselbe Kundenadresse, beide gelten als verbindlich, also wird beide gepflegt, bis eines veraltet und niemand weiß, welches stimmt. Der erste Schritt ist deshalb eine Entscheidung, nicht eine Programmierung: Welches System führt diese Information? Erst danach lohnt es sich, eine Übertragung in eine Richtung zu bauen. Ein Abgleich in beide Richtungen klingt komfortabler, erzeugt aber Konflikte, die am Ende wieder jemand manuell auflösen muss.
Es gibt einen Punkt, an dem weiteres Anpassen nicht mehr trägt. Typisch ist er erreicht, wenn jede Anforderung nur noch über Umwege im Standardprogramm abbildbar ist, wenn Anpassungen bei jedem Update erneut brechen, oder wenn die Lizenzkosten mit der Mitarbeiterzahl so wachsen, dass Wachstum sich wie eine Strafe anfühlt. Wenn wir diesen Punkt erreicht sehen, sagen wir es, und rechnen dann beide Wege nebeneinander durch, inklusive der Variante, nichts zu tun. Details zum Leistungsumfang stehen unter Systemoptimierung in den Paketen, eine thematische Vertiefung unter Systemoptimierung.
Systementwicklung bedeutet, einen klar abgegrenzten Bereich neu zu bauen, weil der Prozess es verdient. Das ist nicht automatisch der ambitionierte Weg, sondern manchmal der sparsamere, nämlich dann, wenn der laufende Kompromiss teurer ist als der Neubau. Wichtig ist der Zuschnitt: Wir bauen selten „das System“, sondern den Teil, der den Engpass bildet.
Ein Projekt wird teuer, wenn der Umfang unscharf bleibt. Deshalb legen wir vor der ersten Zeile fest, welche Vorgänge drin sind und welche ausdrücklich draußen bleiben. Ein Beispiel für einen guten Schnitt: Disposition und Materialzuordnung werden eigenständig gebaut, Buchhaltung bleibt im bestehenden Programm und erhält nur eine Übergabe. Ein schlechter Schnitt wäre, die Buchhaltung „der Einheitlichkeit wegen“ mitzunehmen. Was sauber funktioniert, lassen wir in Ruhe.
Bei individueller Software ist die Eigentumsfrage keine Nebensache. Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehören zum Auftraggeber. Das bedeutet, dass Sie weiterbauen lassen können, ohne auf einen Anbieter angewiesen zu sein, und dass Ihre Daten nicht in einem Format liegen, aus dem sie niemand herausholt. Genau dieser Punkt war der Auslöser für das CRM-Projekt, das wir weiter unten beschreiben: Dort ging es darum, aus einem Mietmodell mit Kosten pro Mitarbeiter herauszukommen.
Wir bauen keine Systeme, deren einziger Zweck die Vollständigkeit ist. Wenn ein Modul gewünscht wird, für das es ein ausgereiftes Standardprodukt gibt, etwa für Lohnabrechnung, Buchhaltung oder Steuerthemen, raten wir davon ab und binden stattdessen an. Wir bauen außerdem keine Funktionen auf Vorrat. Jede Funktion, die niemand nutzt, muss trotzdem gewartet, getestet und erklärt werden. Der Rahmen steht unter Systementwicklung in den Paketen; inhaltlich tiefer geht die Seite individuelle Software.
Es gibt eine Tabelle, in der der eigentliche Stand gepflegt wird, weil das Hauptprogramm ein Feld nicht hergibt oder zu langsam ist.
Wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist, bleiben Vorgänge liegen, nicht aus Überlastung, sondern weil niemand sonst den Weg kennt.
Jede neue Mitarbeiterin kostet zusätzliche Lizenz, obwohl sie nur zwei Funktionen des Programms braucht.
Zwei Auswertungen zum gleichen Zeitraum liefern unterschiedliche Ergebnisse, und die Klärung dauert länger als die Auswertung selbst.
Die Versuchung ist groß, direkt mit dem Bauen anzufangen, der Schmerz ist ja bekannt. Erfahrungsgemäß liegt die eigentliche Ursache aber oft an einer anderen Stelle als dort, wo sie sich bemerkbar macht. Eine Abteilung klagt über zu viel Nacharbeit, und die Ursache ist eine unvollständige Erfassung zwei Schritte vorher. Hätten wir dort gebaut, wo geklagt wurde, wäre das Ergebnis eine schnellere Nacharbeit gewesen, und der Fehler wäre geblieben.
Ein Pilot ist kein Prototyp zum Anschauen, sondern ein Ausschnitt, der echte Arbeit erledigt. Er muss schmal genug sein, dass ein Scheitern verkraftbar bleibt, und vollständig genug, dass das Ergebnis etwas bedeutet. Die Abnahmefrage formulieren wir vorher und möglichst konkret: Kann die Disposition diesen Auftrag ohne die Nebenliste abschließen? Wenn die Antwort nein lautet, ist der Meilenstein nicht erledigt, auch wenn neunzig Prozent funktionieren.
Zum Härten gehört, was in Projekten gern nach hinten rutscht und dann nie passiert. Wer darf welche Daten sehen und ändern? Was passiert, wenn jemand versehentlich löscht? Wo liegt die Sicherung, wann wurde sie zuletzt zurückgespielt? Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Vermutung. Wir spielen deshalb mindestens einmal eine Wiederherstellung durch und notieren das Datum in der Betriebsskizze.
Schnittstellen sind kein Selbstzweck. Jede Verbindung zwischen zwei Systemen ist ein Teil, das gewartet werden muss, das bei Updates brechen kann und das im Fehlerfall jemand verstehen muss. Deshalb bauen wir nur die Verbindungen, die eine konkrete manuelle Tätigkeit ersetzen. Eine Verbindung, die Daten überträgt, die niemand nutzt, erzeugt Pflegeaufwand ohne Nutzen.
Bei der Automatisierung halten wir eine klare Grenze ein: Routine gehört an die Maschine, das Urteil bleibt beim Menschen. Erinnerungen, Vorbereitungen, Plausibilitätsprüfungen, das Zusammenstellen von Unterlagen, das Weiterreichen nach einer Freigabe, das lässt sich zuverlässig automatisieren. Entscheidungen über Ausnahmen, Kulanz oder Priorisierung nicht. Wir haben wiederholt gesehen, dass zu viel Automatik Vertrauen kostet: Sobald das System etwas entscheidet, was die Fachabteilung nicht nachvollziehen kann, wird es umgangen. Dann ist man schlechter dran als vorher, weil nun zwei Wege existieren.
Wichtig ist auch, was beim Fehlerfall passiert. Eine Automatisierung, die stillschweigend scheitert, ist gefährlicher als gar keine. Jeder automatisierte Schritt braucht deshalb einen sichtbaren Zustand und einen definierten Weg, wie ein Mensch eingreift. Wie das in der Praxis aussieht, beschreiben wir ausführlicher unter Prozessautomatisierung.
Drei Themen klären wir in jedem Projekt, unabhängig von der Größe. Erstens Rechte: Wer darf lesen, wer ändern, wer administrieren? In kleinen Betrieben hat historisch oft jeder alles, was solange gutgeht, bis es einmal nicht gutgeht. Wir schneiden Rollen so, dass sie zur Arbeitsteilung passen und nicht zum Organigramm.
Zweitens Sicherung und Wiederherstellung. Entscheidend ist nicht, ob gesichert wird, sondern wie lange eine Rückkehr in den Normalbetrieb dauert und wie viel Arbeit dabei verloren geht. Diese beiden Zahlen sollten Sie kennen, bevor Sie sie brauchen.
Drittens der Ausgang. Wir legen offen, wo Ihre Daten liegen, in welchem Format sie exportierbar sind und was ein anderer Entwickler bräuchte, um einzusteigen. Das ist weniger Misstrauen als Hygiene: Ein Anbieter, der Ihren Ausstieg praktisch unmöglich macht, hat keinen Anlass, sich weiter anzustrengen. Wer wir sind und wie wir arbeiten, steht unter über uns.
Standardsoftware ist in vielen Fällen die richtige Antwort, und wir sagen das auch dann, wenn es gegen unseren eigenen Auftrag spricht. Sie ist überlegen, wo ein Vorgang branchenüblich und reguliert ist: Lohn, Buchhaltung, Steuerschnittstellen, Warenwirtschaft in klassischen Handelsstrukturen. Hier steckt in den Produkten jahrzehntelange Erfahrung mit Sonderfällen und Gesetzesänderungen, die niemand sinnvoll nachbaut.
Der Unterschied zeigt sich dort, wo Ihr Vorgehen vom Üblichen abweicht, und genau diese Abweichung häufig Ihr Wettbewerbsvorteil ist. Wenn Sie eine Kalkulation machen, die sonst niemand so macht, oder eine Übergabe zwischen Montage und Abrechnung, die Ihrem Betrieb eigen ist, dann zwingt Standardsoftware Sie in eine fremde Logik. Das merkt man an den Umwegen: Felder werden zweckentfremdet, Notizen ersetzen Strukturen, und das Berichtswesen stimmt nie ganz.
Die ehrliche Zwischenlösung ist oft die beste: Standard für das Übliche, ein schmales eigenes Modul für die Abweichung, eine klare Verbindung dazwischen. So zahlen Sie nicht für einen Neubau dessen, was es fertig gibt, und beugen Ihren Prozess trotzdem nicht.
Zwei reale Aufträge, die beide Richtungen zeigen, eine Eigenentwicklung und ein internes System neben einem Webauftritt.
Ausgangspunkt war ein Mietmodell mit laufenden Kosten pro Mitarbeiter. Entstanden ist ein eigenes CRM, zugeschnitten auf die tatsächlich benötigten Funktionen. Der Auftraggeber wurde aktiv ins Testen einbezogen, Termine wurden eingehalten, und das System läuft seit mehreren Monaten im Einsatz. Die Daten liegen beim Auftraggeber.
Referenz lesen →Internes System für die täglichen Abläufe eines Malerfachbetriebs: Übersicht, Baustellen, Mitarbeiterplanung und Material in einer Oberfläche, abgestimmt auf den öffentlichen Webauftritt, damit Anfragen und Betrieb nicht getrennt gedacht werden.
System ansehen →Beide Projekte haben gemeinsam, dass der Umfang vorher feststand und die Abnahme an echten Vorgängen stattfand. Öffentlich nachlesbare Rückmeldungen zu diesen und weiteren Projekten finden Sie unter Referenzen. Wir führen hier bewusst nur Projekte auf, zu denen es eine überprüfbare Grundlage gibt.
Wir arbeiten mit Festpreisen pro Meilenstein statt mit offener Stundenabrechnung. Der Grund ist einfach: Bei Systemarbeit lässt sich der Aufwand für einen klar abgegrenzten Schritt gut schätzen, für ein Gesamtvorhaben über Monate nicht. Also zerlegen wir das Vorhaben in Schritte, die jeweils einen Nutzen liefern und einzeln abnehmbar sind. Systemoptimierung beginnt bei 1.290 € inklusive Mehrwertsteuer, Systementwicklung bei 4.500 € inklusive Mehrwertsteuer; wo Ihr Vorhaben konkret liegt, ergibt sich aus dem Schnitt und nicht aus einer Preisliste.
Wenn Wünsche während des Projekts dazukommen, was normal ist, weil mit dem System auch das Verständnis wächst, landen sie auf einer Liste und werden neu kalkuliert. Sie wachsen nicht stillschweigend in den laufenden Meilenstein hinein. Das schützt beide Seiten: Sie vor der Rechnung, die niemand erklärt hat, uns vor einem Umfang, der sich still verdoppelt.
Die wichtigste Zutat ist eine Ansprechperson, die entscheiden darf. Wenn jede Rückfrage erst eine Runde durch drei Ebenen dreht, wird aus einem Zweiwochenschritt ein Zweimonatsschritt, ohne dass irgendwo mehr Arbeit entsteht. Dazu kommt Zugang zu den Menschen, die den Prozess wirklich bearbeiten, nicht nur zur Leitung, die ihn beschreibt. Beide Sichten sind nötig, und sie unterscheiden sich fast immer.
Praktisch brauchen wir außerdem Zugänge zu den betroffenen Systemen oder eine Testumgebung, Beispieldaten aus dem echten Betrieb inklusive der unangenehmen Sonderfälle, und eine Benennung dessen, was auf keinen Fall ausfallen darf. Für die Abnahme brauchen wir Zeit bei Ihnen: Ein Pilot, den niemand benutzt, liefert kein Ergebnis. Diese Mitarbeit ist der Teil, den wir nicht übernehmen können, und sie ist gleichzeitig der beste Hebel auf den Projekterfolg.
Die Blackthorn GmbH hat ihren Hauptsitz in Stuttgart und arbeitet bundesweit. Systemprojekte laufen bei uns vollständig remote: Abstimmungen per Video-Konferenz, Bildschirmfreigabe bei der Analyse, Zugriff auf Test- und Produktivumgebungen nach Ihren Vorgaben. Das ist keine Notlösung, sondern für diese Art Arbeit meist das bessere Format. Eine Prozessaufnahme per Bildschirmfreigabe zeigt mehr als ein Besuch im Besprechungsraum, weil wir sehen, was wirklich geklickt wird.
Praktisch bedeutet das kürzere Wege. Eine Rückfrage, die sonst einen Termin gebraucht hätte, wird in zwanzig Minuten geklärt. Zwischenstände lassen sich ansehen, wann es in Ihren Tag passt, statt wenn der Dienstleister in der Region ist. Für Betriebe außerhalb der Ballungsräume ist das oft der entscheidende Punkt, weil der lokale Markt an Entwicklern dünn ist. Der Sitz in Stuttgart spielt für Ihr Projekt keine Rolle, die Arbeit und die Erreichbarkeit sind dieselben.
Nicht jedes interne System braucht eine Verbindung nach außen, und wir schlagen sie nur vor, wenn sie Arbeit erspart. Es gibt aber Fälle, in denen die Trennung künstlich ist. Wenn Anfragen über ein Formular kommen und dann von Hand ins interne System übertragen werden, ist das dieselbe Doppelpflege wie zwischen zwei Programmen, nur mit der Website als Quelle. Dann lohnt es, beides zusammen zu denken; entsprechend arbeiten wir auch an Websites.
Bei Verkauf über das Netz gilt dasselbe für Bestände und Aufträge: Ein Shop, der nicht weiß, was lieferbar ist, erzeugt Nacharbeit statt Umsatz, weshalb die Verbindung zum Warenbestand zum Kern eines Webshop-Projekts gehört. Und wo Menschen unterwegs arbeiten, etwa in Montage, Service oder Außendienst, ist die Erfassung vor Ort oft der Punkt, an dem Qualität entsteht oder verloren geht; dafür kann eine mobile App der passende Zugang zum System sein. Was davon sinnvoll ist, entscheiden wir am Prozess und nicht am Leistungsangebot.
Ein Meilenstein ist erledigt, wenn ein vorher benannter Test am echten Vorgang besteht, nicht, wenn die Funktionen gebaut sind. Diese Unterscheidung klingt klein und ist der häufigste Grund, warum Projekte als fertig gelten und trotzdem niemandem helfen. Den Test formulieren wir zusammen mit Ihnen, in der Sprache des Betriebs, und zwar bevor gebaut wird.
Systeme verwahrlosen, wenn niemand zuständig ist. Vor Projektende legen wir fest, wer fachlich über Änderungen entscheidet und wer technisch zugreifen darf. Ohne diese beiden Namen rutscht ein aufgeräumter Prozess binnen Monaten zurück in Nebenlisten, weil jeder sich selbst hilft und niemand nachzieht. Der Weg für Änderungswünsche sollte kurz und benannt sein, eine Adresse, nicht fünf Chatgruppen.
Wir hinterlassen eine kurze Betriebsskizze: Überblick über die Architektur, Zugänge, die typischen Fehlerfälle mit ihrer Behandlung, Datum des letzten Wiederherstellungstests. Bewusst knapp, weil ausführliche Wikis im Alltag nicht gelesen werden und dann veralten. Was diese Skizze leisten muss, ist der Einstieg für eine fremde Entwicklerin, das ist der ehrlichste Test gegen Abhängigkeit.
Nach der Übergabe können Sie intern weiterarbeiten, einen anderen Dienstleister beauftragen oder uns behalten. Wenn wir weiter begleiten, definieren wir einen schlanken, schriftlich begrenzten Rahmen statt eines unbefristeten Pauschalvertrags. Offene Wünsche stehen auf einer nach Nutzen sortierten Liste und werden abgearbeitet, wenn sie oben stehen, nicht, weil Budget übrig ist.
Wir begleiten die häufigsten Vorgänge am Bildschirm der Person, die sie bearbeitet, und notieren jeden Schritt, bei dem Information übertragen, nachgeschlagen oder korrigiert wird. Danach schätzen wir den Aufwand pro Woche. Diese Zahl ist nie exakt, aber sie reicht, um Hebel nach Wirkung zu sortieren statt nach Lautstärke.
Nein. Vorhandene Dokumentation sehen wir uns gern an, aber wir verlassen uns nicht darauf, sie beschreibt meist den gewünschten und nicht den gelebten Ablauf. Wichtiger ist, dass wir mit den Leuten sprechen dürfen, die den Vorgang wirklich bearbeiten.
Das sagen wir. Einen unnötigen Schritt zu automatisieren macht ihn schneller, nicht sinnvoll. Wenn ein Freigabeschritt nur noch aus Gewohnheit existiert, ist die billigste Lösung, ihn zu streichen, das kostet eine Entscheidung und keine Entwicklung.
Indem die Leute, die sie nutzen, am Zuschnitt und an der Abnahme beteiligt sind. Umgangen wird, was von oben verordnet wurde und einen Sonderfall nicht kann. Deshalb fragen wir früh nach den Ausnahmen, sie sind der eigentliche Prüfstein, nicht der Normalfall.
Ja. Wir schneiden Schritte so, dass der Produktivbetrieb nicht angehalten werden muss, und legen vorher fest, was auf keinen Fall ausfallen darf. Umstellungen mit Risiko planen wir in ruhige Zeitfenster und halten einen Rückweg bereit.
Systemoptimierung beginnt bei 1.290 € inklusive Mehrwertsteuer, Systementwicklung bei 4.500 € inklusive Mehrwertsteuer. Beides sind Einstiegswerte, keine Pauschalen: Der verbindliche Preis entsteht, wenn der Umfang des ersten Meilensteins steht. Die Leistungsinhalte sind unter Systemoptimierung und Systementwicklung aufgeführt.
Weil ein Gesamtpreis über Monate entweder einen hohen Risikoaufschlag enthält oder später nachverhandelt wird. Pro Meilenstein ist der Aufwand realistisch schätzbar. Sie können nach jedem Schritt weitermachen, pausieren oder aufhören, das ist der eigentliche Wert dieser Aufteilung.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Eine echte Analyse mit Prozessbegleitung und Empfehlung ist Arbeit und wird als erster Meilenstein beauftragt. Sie ist auch dann nützlich, wenn danach nichts gebaut wird, weil sie eine Entscheidungsgrundlage inklusive der Option „nichts tun“ liefert.
Betriebskosten wie Hosting oder Lizenzen, die Sie ohnehin brauchen, nennen wir vorher. Eine Nutzungsgebühr pro Mitarbeiter für etwas, das wir für Sie gebaut haben, gibt es nicht, das Ergebnis gehört Ihnen. Begleitung nach der Übergabe ist optional und schriftlich begrenzt.
Sie werden aufgenommen, bewertet und als eigener Schritt kalkuliert. Nichts wächst stillschweigend in einen laufenden Meilenstein hinein. Umgekehrt streichen wir auch Dinge wieder, wenn sich im Pilot zeigt, dass sie niemand braucht.
Das hängt am Aufwand, der wegfällt. Wenn mehrere Personen täglich Zeit mit Übertragen und Nachfragen verbringen, summiert sich das schnell. Wenn der Schmerz dagegen zweimal im Monat auftritt, sagen wir ab, dann ist eine Eigenentwicklung die falsche Antwort.
Optimierungen zeigen oft innerhalb von Tagen bis wenigen Wochen den ersten spürbaren Effekt, weil sie an einem konkreten Engpass ansetzen. Eigenentwicklungen brauchen längere Horizonte und laufen über mehrere Meilensteine. Nach jedem Schritt steht ein nutzbares Ergebnis, kein monatelanges Warten auf einen großen Start.
Nein, die Zusammenarbeit läuft vollständig remote. Abstimmung per Video-Konferenz und Bildschirmfreigabe. Wir arbeiten deutschlandweit; der Sitz in Stuttgart hat für den Ablauf keine Bedeutung.
Sie arbeiten direkt mit der Person, die auch entwickelt. Keine Weitergabe an ein Ticketsystem, keine wechselnden Projektleitungen. Mehr dazu unter über uns.
Am meisten in Bestandsaufnahme und Abnahme. Rechnen Sie mit Gesprächen zur Prozessaufnahme, kurzen Zwischenterminen und einer Testphase, in der Ihr Team echte Vorgänge im Pilot bearbeitet. Dazwischen halten wir die Abstimmung gering, damit der Alltag nicht leidet.
Dann ist der Meilenstein nicht abgenommen, und wir klären die Ursache: falscher Zuschnitt, übersehener Sonderfall oder eine Fehlannahme über den Prozess. Genau dafür ist der Pilot schmal gehalten, ein Fehlschlag kostet dann einen Schritt und nicht das Projekt.
Zugänge, Quellcode, eine knappe Betriebsskizze mit Architektur, Fehlerfällen und Wiederherstellungstest, dazu eine Einweisung für das Team. Danach können Sie intern weiterbauen, wechseln oder uns in einem begrenzten Rahmen behalten.
Zuerst den Bestand prüfen, immer. Für einen Neubau sprechen drei Anzeichen: Der Standard verbiegt dauerhaft Ihren Prozess, Anpassungen brechen bei jedem Update, oder die Kosten wachsen mit der Mitarbeiterzahl so, dass Wachstum teuer wird. Trifft keines zu, ist Optimierung der günstigere und schnellere Weg, und meist auch der risikoärmere.
Standard gewinnt bei allem, was branchenüblich und reguliert ist. Lohn, Buchhaltung, Steuerschnittstellen. Individuell lohnt es dort, wo Ihr Vorgehen bewusst vom Üblichen abweicht und diese Abweichung Ihr Vorteil ist. In der Praxis ist die Mischung am wirtschaftlichsten: Standard für das Übliche, ein schmales eigenes Modul für die Abweichung.
An drei Dingen: Er sagt Ihnen, wann Sie ihn nicht brauchen. Er nennt einen Umfang und einen Preis, bevor gebaut wird. Und er erklärt Ihnen, wie Sie wieder herauskommen. Datenformat, Export, Einstieg für einen Dritten. Wer bei der Ausstiegsfrage ausweicht, baut Abhängigkeit mit ein.
Klein ist gut. Ein einzelner Engpass mit klarer Abnahmefrage ist der beste Einstieg, weil beide Seiten sehen, wie die Zusammenarbeit läuft, bevor viel Geld im Spiel ist. Große Vorhaben zerlegen wir ohnehin in solche Schritte, dann kann man genauso gut mit einem anfangen.
Nur wenn sie Arbeit erspart. Sinnvoll wird es, wenn Anfragen von Hand ins System übertragen werden oder Erfassung unterwegs stattfindet. Dann verbinden wir das System mit Website, Webshop oder App. Ohne diesen Bezug raten wir ab, zwei Projekte parallel kosten doppelt Aufmerksamkeit.
Wenn der Schmerz selten auftritt, wenn gerade eine Umstrukturierung läuft, die den Prozess sowieso ändert, oder wenn niemand im Betrieb Zeit für Abnahme hat. In diesen Fällen verschenken Sie Budget. Wir sagen das im Erstgespräch, bevor ein Angebot entsteht.
Wenn Sie den Verdacht haben, dass bei Ihnen jede Woche Stunden in Übertragen, Nachfragen und Korrigieren verschwinden, lohnt ein Gespräch. Bringen Sie den Vorgang mit, der am meisten nervt. Wir sehen uns an, ob eine Optimierung reicht, ob ein eigener Baustein nötig ist oder ob die ehrliche Antwort lautet, dass sich der Aufwand nicht rechnet. Diese dritte Antwort kommt vor, und sie ist uns lieber als ein Projekt, das niemandem hilft.
Weiter lesen: Systemoptimierung, Prozessautomatisierung und individuelle Software als thematische Vertiefungen, Referenzen für nachlesbare Rückmeldungen.